Szkolenie BHP a RODO

Ośrodek Szkolenia BHP 5 kwietnia, 2019 Brak komentarzy

Unijne rozporządzenie RODO wymagało od większości przedsiębiorców wprowadzenia sporych zmian. Przetwarzanie danych osobowych ma miejsce w każdej firmie zatrudniającej pracowników, dlatego konieczne było dostosowanie procedur związanych ze zbieraniem, magazynowaniem i przetwarzaniem tych danych. Oprócz kwestii związanych bezpośrednio z zawarciem stosunku pracy należy wziąć pod uwagę także sytuacje okresowe takie jak przeprowadzenie szkolenia BHP i wystawianie zaświadczeń dla pracowników. Osoby prowadzące szkolenia mają wgląd do danych pracowników takich jak imię, nazwisko, data urodzenia, stanowisko pracy. Jakie są obowiązki pracodawcy i firmy szkoleniowej wynikające z RODO? W jaki sposób możemy zapewnić, że dane Twoich pracowników będą bezpieczne?

Szkolenia BHP a ochrona danych osobowych – sposób pozyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych

Niektórzy pracodawcy mogą obawiać się, że zostaną pociągnięci do odpowiedzialności, jeśli nie poproszą uczestników szkolenia o zgodę na piśmie ws. przetwarzania ich danych osobowych w celach szkoleniowych takich jak sprawdzenie listy obecności, przeprowadzenie testu i wydanie zaświadczenia o ukończeniu szkolenia. W przypadku szkolenia BHP ta obawa jest jednak nieuzasadniona. Istnieją sytuacje, w których zgoda nie jest wymagana. Według art.6 ust.1 RODO przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem w przypadku, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Administratorem danych osobowych jest w tym przypadku pracodawca, który zgodnie z Kodeksem Pracy ma obowiązek zapewnić szkolenie BHP swoim pracownikom. My również nie mamy takiego obowiązku, ponieważ w większości przypadków jako zewnętrzna firma prowadząca szkolenie stajemy się podmiotem przetwarzającym dane, a nie ich administratorem.

RODO a szkolenia BHP – bezpieczeństwo danych Twoich pracowników

Jako podmiot przetwarzający dane osobowe Twoich pracowników mamy obowiązek zadbać o ich bezpieczeństwo. Z punktu widzenia prawa możemy zaproponować różne opcje. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest podpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa ta zawiera przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania danych osobowych, do których mamy dostęp. Inną opcją jest podpisanie umowy, która przekaże uprawnienia administratora danych naszemu ośrodkowi. Administratorem danych staniemy się także w przypadku, gdy wyślesz pracowników na nasze szkolenia otwarte, ponieważ w takim wypadku dane osobowe otrzymamy bezpośrednio od pracowników.

Kwestie formalne RODO

Konsultacja z prawnikiem w celu przygotowania umowy powierzenia danych lub umowy dającej nam uprawnienia administratora danych nie należy do najtańszych. Przygotowanie jej samodzielnie jest z kolei ryzykowne. Z tego względu wszystkimi kwestiami formalnymi takimi jak sporządzenie umowy zajmuje się nasz Inspektor Ochrony Danych. W razie pytań prosimy o kontakt: kasia@bhp-ciolka.com.pl