7 kwietnia 2023 w życie wchodzi ustawa, która wprowadza do Kodeksu Pracy pojęcie pracy zdalnej, uchylając tym samym dotychczasowe przepisy dotyczące telepracy. Co to w praktyce oznacza dla pracodawców i pracowników?

Definicja pracy zdalnej

Praca zdalna zdefiniowana została jako praca, którą wykonuje się całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (może być nim miejsce zamieszkania). Należy pamiętać, że miejsce to musi być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.
Ustawa przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą jak i też hybrydową, czyli częściowo w domu a częściowo w firmie. Jest to obecnie w wielu branżach jeden z najpopularniejszych modeli pracy. Co ważne, praca zdalna może być uzgodniona zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie trwania zatrudnienia.

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy

Wedle nowych przepisów obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi zdalnemu materiałów oraz narzędzi pracy, w tym również niezbędnych urządzeń technicznych takich jak na przykład komputer czy telefon.
Ustawa przewiduje też możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi, jeśli obie strony wyrażą na to zgodę. Warunkiem jest jednak to, że urządzenia te muszą być bezpieczne. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, którego wysokość ustalana jest z pracodawcą.
Oprócz powyższych obowiązków, pracodawca także powinien:

• zapewnić instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy,
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej,
• zapewnić pracownikowi zdalnemu niezbędne szkolenia i pomoc techniczną,
• umożliwić pracownikowi zdalnemu przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami, korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy oraz z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Praca zdalna okazjonalna

Nowa ustawa wprowadza także pojęcie pracy zdalnej okazjonalnej. Według przepisów może być ona udzielana na wniosek pracownika w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Warto pamiętać, że z uwagi na jej szczególny charakter niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej, takie jak na przykład obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, nie będą jej dotyczyć. Ponadto pracodawca ma prawo odmówić uwzględnienia takiego wniosku.

Polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę

Warto wiedzieć, że pracodawca będzie mógł również w szczególnych przypadkach polecić pracownikowi pracę zdalną. Będzie to dotyczyć:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• okresu, w którym z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.

    

Kiedy pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną?

Pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną wtedy, gdy zostanie on złożony przez:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika, który wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
• pracownika, który sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności lub orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
• rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Co ważne, w powyższych przypadkach pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej tylko w przypadku, jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj lub organizację pracy. Ponadto, o przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika.

Wycofanie się z pracy zdalnej

Ważną informacją jest to, że zarówno pracownik jak i pracodawca w trakcie trwania zatrudnienia mogą wystąpić z wnioskiem o powrót do tradycyjnej pracy stacjonarnej. Obie strony ustalają wtedy termin przywrócenia poprzednich warunków pracy, a jeśli nie uda im się dojść do porozumienia – następuje to po upływie 30 dni od dnia złożenia wniosku.

Kiedy zlecanie pracy zdalnej jest niedopuszczalne?

Wiele zawodów i prac można bez problemu wykonywać w sposób zdalny. Są jednak pewne wyjątki, w których prawo zabrania zlecania pracy zdalnej. Dotyczy to prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z zastosowaniem substancji szkodliwych dla zdrowia, żrących, promieniotwórczych, drażniących, uczulających lub innych o nieprzyjemnym zapachu, pylących lub intensywnie brudzących.

Zanim pracodawca dopuści pracownika do pracy zdalnej, jego obowiązkiem będzie opracowanie oceny ryzyka zawodowego i na jej podstawie sporządzenie zasad bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca będzie musiał również zapoznać z tymi ustaleniami swoich pracowników.

Pracodawca może również zlecić przygotowanie oceny ryzyka zawodowego specjalistom z dziedziny BHP. Jeśli chcesz, żebyśmy zrobili to za Ciebie zadzwoń lub napisz – przygotujemy wycenę.
Zadzwoń: 22 837 06 95, 600 004 503
Napisz: bhp-ciolka@bhp-ciolka.com.pl

Praca zdalna a BHP

Jeśli podczas pracy zdalnej zdarzy się wypadek, stosowane będą przepisy o wypadkach przy pracy. Obowiązkiem pracodawcy będzie wtedy powołanie zespołu powypadkowego w celu ustalenia przyczyn i okoliczności zdarzenia.

Według przepisów pracodawca powinien również wobec pracownika zdalnego realizować wszystkie obowiązki wynikające higieny pracy. Wyjątkami są:

• obowiązek organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP,
• obowiązek dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego,
• obowiązek dotyczący urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej,
• obowiązek dostarczania napojów i posiłków profilaktycznych,
• obowiązek zapewnienia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach.

Warto pamiętać, że szkolenie wstępne BHP osób zatrudnianych do pracy zdalnej na stanowiskach administracyjno-biurowych w całości będzie mogło się odbywać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (szkolenie wstępne – zarówno instruktaż ogólny, jak i stanowiskowy). Ponadto wszyscy pracownicy zdalni będą podlegali szkoleniom okresowym BHP (z pewnymi wyjątkami przy pracy zdalnej okazjonalnej).

Podsumowanie

Bez względu na to czy jesteś pracodawcą czy pracownikiem, warto być na bieżąco ze zmianami w Kodeksie Pracy. Wejście nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej jest jednym z najważniejszych wydarzeń z zakresu prawa pracy w Polsce w ostatnim czasie, gdyż zdalna forma pracy dotyczy coraz większej liczby Polaków oraz coraz to kolejnych sektorów i dziedzin pracy.