Zgodnie z polskim prawem pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy w liczbie dni zależnej od stażu pracy. Zdarza się jednak, że pracownik nie wykorzysta tej puli. Co w takiej sytuacji? Wówczas możliwe jest rozliczenie pozostałych dni w ramach ekwiwalentu za urlop. Sprawdź, co warto o nim wiedzieć.
Czym jest ekwiwalent za urlop?
W dużym skrócie ekwiwalent za niewykorzystany urlop, to pieniądze wypłacane pracownikowi za dni wolne od pracy, które pozostały mu w puli urlopowej za dany okres. Kwota ta obliczana jest proporcjonalnie do zarobków. Pod uwagę brana jest stawka dzienna, którą mnoży się przez niewykorzystane dni urlopowe.
Ekwiwalent za urlop – podstawa prawna
Oczywiście instytucja ekwiwalentu za urlop regulowana jest przez przepisy polskiego prawa. Podstawą są tu dwa akty prawne. Pierwszy z nich to Kodeks pracy i jego artykuły od 152 do 174. Drugim aktem branym pod uwagę jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop z dnia 8 stycznia 1997 roku.
Ekwiwalent a świadectwo pracy
Czy wypłata pieniędzy za niewykorzystane dni urlopowe jest gdzieś odnotowywana? Zgodnie z obowiązującymi przepisami tak. Zależność ekwiwalent a świadectwo pracy została opisana w wyżej wskazanych aktach. Zgodnie z nimi informację taką należy umieścić w świadectwie pracy pracownika, który żegna się z danym przedsiębiorstwem, niezależnie od tego, czy był to nauczyciel, mechanik, sprzedawca czy też inny zawód.
W jakich sytuacjach wypłaca się ekwiwalent za urlop?
Co do zasady urlop wypoczynkowy to świadczenie, którego pracownik nie może się zrzec. Tym samym wypracowany urlop przysługuje mu również wtedy, gdy jego umowa z pracodawcą zostaje rozwiązana. To podstawowa sytuacja, w której występuje obowiązek wypłaty ekwiwalentu za urlop. Aby tak się stało, pracownik musi posiadać jakiekolwiek niewykorzystane dni z puli urlopowej i nie może z nich skorzystać z powodu rozwiązania umowy o pracę. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek do rekompensaty świadczenia urlopowego w postaci pieniężnej.
Co z urlopem dla poratowania zdrowia?
Jedną ze specjalnych grup stanowią nauczyciele. Oni mogą skorzystać z urlopu wypoczynkowego uzupełniającego w postaci urlopu dla poratowania zdrowia. Jeżeli w związku z rozwiązaniem stosunku pracy urlop ten nie zostanie wykorzystany, to nauczycielowi przysługuje prawo do wypłaty ekwiwalentu.
Wyjątek – kiedy nie trzeba płacić ekwiwalentu?
Przepisy polskiego prawa uwzględniają jeden wyjątek od wcześniej opisanej reguły. Może dojść bowiem do sytuacji, że umowa pracownika wygasła lub została rozwiązana i nie otrzyma on pieniędzy za niewykorzystane dni urlopowe. Dzieje się tak wtedy, gdy obie strony będą kontynuowały zatrudnienie i wyrażą zgodę na wykorzystanie niewykorzystanych dni urlopowych w kolejnym zatrudnieniu. Jednocześnie nowa umowa musi być podpisana niezwłocznie po tym, jak zostaje rozwiązana ta pierwsza. Zwlekanie z podpisaniem dokumentu skutkuje koniecznością wypłaty ekwiwalentu za urlop i brakiem możliwości przeniesienia go na kolejne zatrudnienie.
Czym jest porozumienie trójstronne?
W kontekście ekwiwalentu pieniężnego za urlop warto dowiedzieć się, czym jest tzw. porozumienie trójstronne. Jak sama nazwa wskazuje, występują tu trzy strony. Należą do nich: pracownik, obecny pracodawca oraz przyszły pracodawca. Wówczas można spróbować przenieść niewykorzystany urlop do nowej firmy. Istnieje jednak ryzyko, że decyzja ta zostanie negatywnie oceniona przez Państwową Inspekcję Pracy i wówczas wystąpi obowiązek wypłaty pieniędzy za niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego.
Kiedy nie wolno wypłacać ekwiwalentu za urlop?
Przepisy jasno wskazują na to, że pracownik nie może zrzec się urlopu na rzecz ekwiwalentu. Jeżeli stosunek pracy obowiązuje, to nie wypłaca się pieniędzy. Pracownik ma obowiązek pobrania przysługujących mu dni urlopowych, w tym również zaległego urlopu. Jednocześnie nie ma możliwości prawnej, aby wypłacić ekwiwalent pracownikowi za to, że ten nie pójdzie na urlop i pozostanie na stanowisku pracy. Choć ta praktyka wciąż ma miejsce, to jednak jej skala maleje. Działanie takie jest nie tylko niezgodne z prawem, ale także nieetyczne. Ponadto ekwiwalent nie jest wypłacany za niewykorzystany urlop tacierzyński.
Jak liczy się ekwiwalent za urlop?
Obowiązek wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany okres urlopowy spada na pracodawcę (np. dział kadr). W każdym roku określa się współczynnik, który jest przeciętną miesięczną liczbą dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Warto mieć na uwadze, że w trakcie obliczeń ekwiwalentu uwzględnia się współczynnik za dany rok nawet wtedy, gdy niewykorzystany urlop dotyczy wcześniejszego roku kalendarzowego. W przypadku pracy na niepełny etat, współczynnik ten ustala się proporcjonalnie do wymiaru pracy.
Przykładowo w 2024 roku współczynnik za niewykorzystany urlop wynosi 20,92. Oznacza to, że średnio w miesiącu w tym roku jest tyle dni roboczych. Następnie należy określić podstawę wymiaru ekwiwalentu, w której uwzględnia się: stałe miesięczne wynagrodzenie oraz składniki przysługujące za okresu dłuższe i krótsze niż miesiąc. Następnie otrzymany wynik dzieli się przez ekwiwalent, a następnie przez dobową normę czasu pracy. W ten sposób uzyskuje się stawkę godzinową ekwiwalentu. Tą mnoży się przez liczbę niewykorzystanych godzin urlopu (dni robocze x dobowa norma czasu pracy). W ten sposób ustala się wysokość ekwiwalentu. Można skorzystać z internetowego kalkulatora.
Ekwiwalent za urlop – FAQ
Aby obliczyć ekwiwalent za urlop, należy ustalić podstawę obliczenia ekwiwalentu i podzielić ją przez współczynnik obowiązujący w danym roku. Następnie wynik dzieli się przez dobową normę czasu pracy, aby uzyskać stawkę godzinową. Ta mnożona jest przez niewykorzystany urlop w ujęciu godzin roboczych.
Ekwiwalent za urlop zależny jest od zarobków pracownika oraz liczby dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Ekwiwalent za urlop obliczany jest w kwotach brutto.